‘Creativiteit gedijt alleen bij rust, ruimte en de tijd om producten te creëren’

De hightech is een opwindende, dynamische bedrijfstak. Maar als je het gevoel krijgt dat je altijd achter de feiten aanloopt, dat het werk nooit af is en als je thuis nog met werkstress zit, dan is het hoog tijd om je werk beter aan te pakken. Frank Rood weet als ervaren systeemarchitect en technisch manager precies tegen welke obstakels je daarbij kunt oplopen en hoe je deze omzeilt.

Mathilde van Hulzen
4 mei 2018

Frank Rood (1968) kent de hightech door en door. De eerste tien jaar van zijn loopbaan werkte hij in de hardcore productontwikkeling binnen de halfgeleiderindustrie, onder meer voor machines en medische instrumenten. Na rollen als systeemarchitect en technisch projectleider werd hij manager van een mechanische afdeling. Later werd dat meer multidisciplinair, met combinaties van hardware, software en procestechnologie.

Als manager startte Rood in 2000 met een onmogelijke opdracht. Behalve leidinggeven aan een afdeling met meer dan vijftig medewerkers ging hij ook door met zijn werk als ontwerper. Dat leverde enorme tijdsdruk op, met de bijbehorende stress. ‘Om die twee rollen te kunnen combineren, ben ik me gaan verdiepen in timemanagement. Toen ontdekte ik tools en middelen om slimmer met mijn beschikbare tijd om te gaan. Dankzij die aangeleerde vaardigheden lukte het om zowel het project goed af te ronden als de afdeling te leiden. Dat vond ik zo leuk dat ik mijn kennis ging delen met collega’s en met mensen waar ik leiding aan gaf.’

Frank Rood: ‘De afleiding neemt steeds meer toe. Daarmee gaat het fantastische potentieel van al die briljante mensen verloren.’

‘Uiteindelijk ben ik in 2013 fulltime gestart met mijn eigen coachingbedrijf. Nu heb ik de vrijheid om voor opdrachten te kiezen waar ik plezier in heb, waar ik energie van krijg en die echt waarde hebben voor anderen. Daarbij richt ik me vooral op de technische sector. Momenteel werk ik bijvoorbeeld samen met een Zweeds bedrijf op het gebied van modulaire architectuur. Daarbij heb ik deels een adviesrol en deels een rol als organisatiecoach om het bedrijf en product meer modulair te maken, en vooral om op een ander manier te leren werken.’

Overkill

Rood heeft zijn kennis en ervaring inmiddels in een training gegoten die specifiek is gericht op productontwikkelaars in de hightech. Hierbij leren trainees de vaardigheden waarmee ze de dingen die ze belangrijk vinden daadwerkelijk gedaan krijgen. ‘Ik kom al 25 jaar bij bedrijven over de vloer die producten ontwikkelen en in al die tijd heb ik ondernemingen gezien waar het echt fantastisch gaat en de mooiste dingen worden gecreëerd. Er waren ook bedrijven waarbij dat volkomen mislukte en waar slimme, creatieve mensen totaal niet tot hun recht kwamen. En dat doet mij oprecht pijn. Want die mislukkingen gebeuren bij bedrijven die slecht zijn georganiseerd of door allerlei externe factoren, en doordat mensen onder omstandigheden moeten werken met te veel onnodige verstoringen.’

Ansys Digital Twin Conference

Rood doelt op lawaaiige kantoortuinen, een overkill aan overlegmomenten en afleiding door mail, apps of andere communicatiemiddelen. ‘Die afleiding neemt steeds meer toe. Daarmee gaat het fantastische potentieel van al die briljante mensen verloren. Want creativiteit gedijt alleen bij echte rust, ruimte en de tijd om producten te creëren. Bij mensen die in de stress zitten, werkt de prefrontale cortex niet meer, die komen niet op nieuwe ideeën. En als je om de tien minuten wordt gestoord, dan kun je nooit de diepte in met je hersenen. Dan kun je niet schrijven, niet ontwerpen of software coderen. Ik gun deze mensen en deze bedrijven het zo dat al hun ontwikkelaars in de juiste omstandigheden zitten en de vaardigheden hebben waarmee ze echt hun werk kunnen doen.’

Mono-tasking

Roods training begint met een hele dag waarop de theorie achter timemanagement wordt uitgelegd en de trainees met elkaar kunnen oefenen. ‘De theoretische basis is prima te begrijpen, het probleem zit ’m in het doen. De eerste dag kijken we daarom naar wat er eigenlijk misgaat, waar het probleem zit en wat mensen willen bereiken. Doelen stellen is daarbij cruciaal. Zodra je weet wat je doel is, kun je keuzes maken en bepalen wat prioriteit heeft en wat je niet hoeft te doen omdat het niet bijdraagt aan je doel. Daarna kijken we naar de tools en vervolgens maken we een plan, zodat mensen echt weten wat ze de dag erna op hun werk anders gaan doen. En ze krijgen een hulpmiddel om zich aan hun voornemens te houden: een buddy uit de groep of een collega die helpt met oefenen in de weken daarna. Want alles is erop gericht dat mensen direct met het geleerde aan de slag gaan. Ik bel in de loop van de week daarna om te horen hoe het gaat.’

Na drie weken volgt een halve terugkomdag. ‘Omdat de cursisten weten dat ze verantwoording moeten afleggen op de terugkomdag, gaan ze daadwerkelijk aan de slag. Tegen de tijd dat we weer bij elkaar komen, hebben ze dan bijna een maand nieuwe, dagelijkse gewoontes aangeleerd en hun gedrag structureel veranderd. Ze maken elke ochtend bijvoorbeeld een to-dolijst of ze schakelen permanent de meldingen bij hun mail uit. Sommige mensen vragen of ik ze vier of zes weken na de training nog een keer wil bellen, als stok achter de deur. Of ze spreken af met hun buddy.’

Bewuste keuze

Ook mensen met een burn-out zijn gebaat bij Roods training. Niet in het minst omdat hij zelf ook een burn-out heeft doorgemaakt. In die periode was hij manager bij een afdeling waar na een reorganisatie minder mensen dezelfde hoeveelheid werk moesten doen. Om zijn medewerkers te ontlasten, nam hij te veel taken van hen over. Dankzij zijn timemanagementvaardigheden ging dat een tijd goed. Maar op vakantie stortte Rood in. ‘Ik viel neer en kon niet meer staan, verloor alle controle. Behoorlijk schokkend voor iemand die best wel een controlfreak is. Daarnaast voelde ik me heel schuldig: had ik eindelijk tijd om aan mijn gezin te besteden, lag ik daar alleen maar in die tent … Gelukkig was ik na een paar dagen weer op de been.’

Na die vakantie gooide Rood het roer drastisch om. ‘Sindsdien ben ik twee keer per week gaan hardlopen en dat doe ik nog steeds. Ik ging veel rustiger aan doen en liet zaken makkelijker van me afglijden, hoefde van mezelf niet meer alle verantwoordelijkheid op me te laden. Ik koos dus heel bewust voor mijn gezondheid en mijn gezin. En daarna ging ik vrij snel weer aan het werk, maar ik maakte veel minder uren. En ik nam eens een dagje vrij tussendoor. Dat hielp allemaal.’

Grootste wens

Als het om werkstress gaat, noemt Rood zichzelf zijn grootste vijand. ‘Waarom ben ik zo fanatiek met timemanagement bezig? Ik ben superstressgevoelig, ik voel me erg verantwoordelijk, ik ben perfectionistisch en relatiegericht en ik kan moeilijk nee zeggen. Dus ik vertoon alle kenmerken van de gemiddelde trainee en heb alle valkuilen in me. Daarom begrijp ik de technici die naar deze training komen zo goed. Ik ken hun werk, ik begrijp hun werkomstandigheden en ik heb met vallen en opstaan geleerd daarmee om te gaan. Van mij kunnen ze dus al die dingen tijdens de training leren, in korte tijd. Uiteindelijk gaat het om de vraag: heb je aan het einde van je leven gedaan wat je had willen doen? Zodat je niet op je sterfbed denkt: had ik maar meer tijd aan mijn relatie besteed, of mijn kinderen vaker gezien of die reis nog gemaakt. Want dan is het te laat. Mijn grootste wens is dat mensen dat niet overkomt. En dat ze kunnen concluderen dat ze de dingen hebben gedaan die ze wilden doen, dingen die zin geven aan hun bestaan.’