Hoe kan ik me het best opstellen als ik jongere collega’s begeleid?

Een senior engineer vraagt:

Ik werk regelmatig met jongere collega’s aan projecten. Daarbij moet ik ze begeleiden bij hun werk. Ik doe dit op gevoel en weet niet precies waarop ik moet letten. Hoe kan ik dit bewuster en misschien effectiever aanpakken, ook als ik wat kritischer wil kunnen zijn?

De communicatietrainer antwoordt:

Bij het begeleiden van collega’s bij hun werk heb je eigenlijk twee verschillende doelen tegelijkertijd. Het eerste is het inhoudelijke werk te klaren. Het tweede doel is de persoon te helpen zich te ontwikkelen. Dat vraagt van jou als senior dat je tijdens de gesprekken meerdere malen van focus wisselt. Je richt je afwisselend op de inhoud en op de persoon. Je creëert dus een driehoek tussen jou, je collega en de inhoud waarover je spreekt.

Je hebt een relatielijn en een inhoudslijn. Het creëren van de driehoek doe je het liefst letterlijk, dus fysiek. Ga in een hoek van 90 graden zitten met je collega met het werk op tafel. Dit helpt het scheiden van relatie en inhoud. Wanneer je je met je feedback richt op de inhoud, richt je je ook letterlijk tot de inhoud die op tafel ligt. Spreek je je collega aan of je wilt diens reactie, dan richt je je op je collega. Als je dit wisselen van het onderwerp van jouw aandacht goed doet, richt je daarmee ook de aandacht van je collega.

Heb je kritiek op het werk, dan richt je je ook letterlijk op het werk en niet op de man. Dit doe je door je ogen en schouders lichtjes naar de stapel papier op tafel toe te draaien. Dit fenomeen – dat de aandacht van de ander jouw ogen en schouderbewegingen volgt – verloopt praktisch onbewust. Draai je alleen je ogen, dan gebeurt er niks. Draai je alleen met je hoofd, dan gebeurt er nog niks. Richt je je echter met je hoofd en schouders in een richting, dan zal de ander ongemerkt ook zijn aandacht in dezelfde richting brengen. Dit kun je ook gebruiken wanneer je voor een beamer of flip-over staat en je wilt dat je publiek naar de flip-over kijkt. Denk even aan de weerman op televisie die je naar de weerkaart wil laten kijken. Of denk ook aan de onderhandeltafel die het liefst ovaal is (‘oval office’).

Op de Oude Zeedijk in Amsterdam betekende iemand te lang recht aanstaren óf knokken, óf met elkaar de koffer in. Dit gevoel van onder druk zetten dat je al snel oproept wanneer je recht tegenover elkaar zit, wil je voorkomen. De relatie en inhoudslijn lopen dan over elkaar en elke kritiek op het werk wordt dan al snel persoonlijk genomen. De truc is dus relatie en inhoud te scheiden. Zo stap je met je collega in dezelfde boot. En je kijkt dus samen met je collega naar het werk en hebt het erover.

Dit gevoel van ‘samen in de boot’ wil je vanaf het begin neerzetten. Maak daarom bij de start van het gesprek eerst even contact. Dat klinkt vaag, maar dat is niet meer dan even vragen hoe het gaat en echt even luisteren. Is alles oké? Dan kun je door naar de inhoud. Je zegt dan bijvoorbeeld: ‘Ik stel voor dat we naar het werk kijken, oké?’ Dus eerst heb je aandacht voor de persoon. Dan richt je je op de inhoud. Dit wissel je vervolgens steeds af. Op deze manier hou je gedurende het gesprek goed contact en waarborg je een veilige atmosfeer. Dan is zelfs harde inhoudelijke kritiek mogelijk zonder dat je relatie verslechtert of bij de ander de oren dichtgaan.