Met tijdmanagementvaardigheden doe je meer met minder stress

Afleiding en verstoringen zijn de vijand van efficiëntie. Om focus op je dagelijkse taken te houden en op schema te blijven, heb je tijdmanagementvaardigheden nodig. Op zoek naar tools en tips om efficiënter te werken? Met de training ‘Time management in innovation’ van High Tech Institute zit je goed.

Collin Arocho
13 juli

Ondanks de economische vertraging als gevolg van de Covid-19-pandemie merken veel bedrijven dat de productiviteit is toegenomen, omdat we de manier waarop we werken volledig hebben veranderd. Waar thuiswerken voor sommigen misschien geen reistijd en een meer ontspannen start betekent, zitten anderen ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds achter de computer. Combineer dat met de onophoudelijke stroom van onderbrekingen, variërend van appjes, mails en telefoontjes tot huisdieren, huisgenoten en pakketbezorging – soms voelt het alsof er gewoon niet genoeg uren in een dag zitten om alles gedaan te krijgen.

Het goede nieuws is dat je niet overal gelijk op hoeft te reageren. Een beetje prioriteiten stellen en goed tijdmanagement kunnen een wereld van verschil maken. Maar net als met al je technische vaardigheden moet je ook die soft skill ontwikkelen. Dat kan met de training ‘Time management in innovation’ van High Tech Institute, die is bedoeld om ingenieurs en innovators handvatten te bieden om stress te verlichten en de efficiëntie op hun werkplek te verbeteren.

Zo snel mogelijk

‘Opeens merkte ik dat ik in verschillende moeilijke projecten zat en me gestrest voelde om alles voor elkaar te krijgen’, zegt Bram Bergen, softwareontwikkelaar bij Adimec Advanced Image Systems. Zijn bedrijf ontwikkelt hoogwaardige industriële camerasystemen die wereldwijd worden gebruikt door oem’s, systeemintegrators en overheidsaannemers voor drie belangrijke marktsegmenten: machinevision, medische systemen en beveiligingstoepassingen. ‘We ontwikkelen op maat gemaakte camera’s voor een breed assortiment aan applicaties. Dat betekent dat we onze camera’s moeten afstemmen op de specifieke behoeftes van de klant, terwijl we de robuustheid en betrouwbaarheid moeten blijven garanderen.’

Bram Bergen: ‘Ik merkte dat het voor mij cruciaal was om meldingen voor Skype en e-mail uit te schakelen.’ Foto: Bram Bergen

Om aan die hoge verwachtingen te voldoen, werkt Bergen nauw samen met de ontwikkel-, productie- en prototypingteams van Adimec om software te bouwen waarmee deze camera’s kunnen worden getest onder extreme condities, zoals temperatuur-, vibratie- en kalibratietests. Maar terwijl de bestellingen en projecten bleven binnenstromen, begon Bergen te merken dat hij nergens meer echt tijd voor had, en het werk zich maar bleef opstapelen.

‘Toen besloot ik dat ik me wilde inschrijven voor een cursus. Ik had nog steeds het gevoel dat ik op een plek was waar ik alles aankon, maar zodra het allemaal door elkaar begon te lopen en te overlappen, wist ik dat het een probleem zou worden. Daarom heb ik ervoor gekozen om de cursus zo snel mogelijk te doen’, legt Bergen uit. ‘Mijn doel was om wat tips en trucs te krijgen over hoe ik meer structuur in mijn werk kan aanbrengen en hoe ik gedurende de dag meer tijd kan creëren voor geconcentreerd werken. Maar ik wilde ook weten hoe ik meer georganiseerd kon worden en dingen op mijn groeiende to-do-lijst niet zou vergeten.’

Zestig wisselingen

Een deel van Bergens probleem was dat hij, net zoals zo velen, van nature een ja-zegger was. Zijn drang om zijn team vooruit te helpen, betekende dat hij bijna elke taak op zich nam waarvoor hij werd gevraagd, en al die taken werden een prioriteit. ‘Ik had altijd het gevoel dat ik onmiddellijk moest reageren op e-mails en Skype-berichten omdat ze erg belangrijk waren – mijn collega’s zijn afhankelijk van mij en hebben me nodig. Maar daarbij werd ik continu afgeleid, wat ertoe leidde dat ikzelf overuren moest maken om alles af te krijgen’, beschrijft Bergen. Het was duidelijk dat deze manier van werken niet langer houdbaar was. ‘Wat ik nodig had, was technieken leren om mijn agenda onder controle te houden en prioriteiten te stellen in mijn werk.’

Dit werd helemaal duidelijk toen Bergen de tijdregistratieoefening voor de cursus deed, waarbij hem werd gevraagd om een hele werkdag bij te houden wat hij deed – elk telefoontje, elke e-mail, elke minuut die hij aan geconcentreerd werk besteedt, alles. Het doel: om hem te laten zien hoe vaak zijn hersenen worden onderbroken en gedwongen van richting veranderen, wat funest is voor de werkefficiëntie.

‘Er waren veel goede lessen te leren in de training, sommige nieuw en sommige oud, maar de tijdregistratie was echt een eyeopener voor mij. In één dag loggen telde ik zo’n zestig wisselingen – en dat terwijl het voelde als een gemakkelijke dag zonder veel overlast’, vertelt Bergen. ‘Toen begon ik me pas echt te realiseren hoeveel onderbrekingen ik elke dag kreeg. Een mail beantwoorden, nu belt er iemand, o, hier is een collega aan mijn bureau, daar is Skype weer. Toen viel het kwartje. Misschien hoef ik niet meteen op alles te reageren.’

Time management in innovation

Werken kan heel leuk zijn. Maar heeft u altijd haast? Heeft u het gevoel dat uw werk nooit af is? Dan heeft dit een negatieve invloed op uw productiviteit, uw gemoedsrust en uw gezondheid. In deze cursus leer je een efficiënte en gerichte manier om met een grote werkdruk om te gaan.

Even wachten

Hier zag Bergen een kans om een aantal van de tactieken die hij tijdens de cursus leerde, in de praktijk te brengen, zoals het blokkeren van tijd in zijn agenda om zich op de verschillende projecten te kunnen richten, het weigeren van vergaderingen die niet absoluut noodzakelijk zijn en het minimaliseren van afleiding. ‘Ik merkte dat het voor mij cruciaal was om meldingen voor Skype en e-mail uit te schakelen. Ik probeerde ze eerst op de achtergrond aan te laten terwijl ik aan het werk was, maar dat bleek echt te veel afleiding te geven’, zegt Bergen. ‘Eerlijk gezegd, was het voor geen van mijn collega’s een probleem als ze even moesten wachten, zodat ik me op mijn werk kon concentreren. Als het echt belangrijk was, belden ze of liepen ze gewoon langs.’

Een van de belangrijkste dingen die Bergen in z’n oren knoopte, is dat hij wat meer aan zichzelf moet denken. ‘Vroeger gaven familie en collega’s me tips om mijn tijd in te delen, maar ik begreep hun redenering niet. Deze cursus heeft me echt laten inzien waarom dat zo belangrijk is’, zegt Bergen.

‘Daarom zorg ik er nu voor dat ik tijd voor mezelf inplan. Als de ene week extreem druk is en ik begin moe te worden, dan probeer ik het de volgende week wat rustiger aan te doen of neem ik een lange lunch en ga fietsen om mijn hoofd leeg te maken. Door een aantal van de tools te gebruiken die we hebben gekregen van de training bij High Tech Institute merk ik dat ik veel meer gestructureerd en georganiseerd ben in mijn werk en het voelt alsof ik meer gedaan krijg met veel minder stress.’